Case 1
Direct zicht op de bruto marge
Door verdichting of totaalrekeningen te gebruiken kon snel inzicht in de marges worden gegeven. Een totaalrekening maken waarbij omzet en kostprijs bij elkaar worden geteld geeft in een oogopslag de brutomarge zonder dat er eerst allerlei rapporten moeten worden gemaakt.
Case 2
Bespaar op onderhoud door tabellen te delen
Door van de mogelijkheid om tabellen te delen gebruik te maken voor het grootboekschema wordt er een enorme tijdswinst behaald: eenmalig onderhoud terwijl dit eerst in zes bedrijven gedaan moest worden. Gevolg: een snellere inwerkperiode voor medewerkers op de crediteuren administratie. Er hoeven tenslotte geen zes grootboekschema’s uitgelegd te worden en er is een uniforme manier van boeken. Eenduidige rapportage waardoor dezelfde taal wordt gesproken in alle zes de bedrijven of er nu met Dynamics AX of buiten Dynamics AX gerapporteerd wordt, voor alle bedrijven kan dezelfde rapportage tool gebruikt worden.Case 3
Houdt het grootboekschema beperkt en overzichtelijk
Oudere pakketten hebben geen goede integratie met een projecten module of een logistieke module waardoor het noodzakelijk was het grootboekschema zeer omvangrijk te maken zodat er nog rapportage mogelijk was. Dynamics AX heeft deze integratie wel waardoor het grootboekschema ingeperkt en overzichtelijker kan worden. Wel moet worden ingezien wat er wel en niet mogelijk is. Anders bestaat het gevaar dat er door de veelvoud van automatische boekingen signalen over het hoofd gezien worden of cijfers worden gebaseerd op verkeerde veronderstellingen. (een grote detailhandel, inkoopafdeling gebruikte de pakbon om naar de winkels te communiceren wat er over 3 of 6 maanden geleverd gaat worden, maar AX zag een pakbon als levering en zodoende werden deze goederen financieel al van de voorraad afgeboekt en kwam er een grote post op de balans bij als nog te facturen debiteuren met tevens een kostprijs boeking en omzet boeking. Terwijl de goederen nog steeds in het magazijn stonden.Case 4
Betrek iedereen bij de implementatie. Communiceer!
De must’s van de boekhouding doorzien en de mogelijkheden van het pakket te koppelen. En tevens te luisteren naar de andere afdelingen binnen het bedrijf, zoals HRM, Marketing en Logistiek. Door een goede communicator te zijn tussen deze afdelingen en de boekhouding wordt het een win win situatie voor iedereen. Zolang iedereen het nut van de informatie beseft krijg je geen “garbage in garbage out”. Het belangrijkste is dat iets werkbaar is op het laagste niveau en nuttig op het hoogste niveau.Boekhouding heeft een stoffig imago, veel wordt bijgehouden in Excel in plaats van in AX. Hierdoor ontstaat er wellicht een ongewenst voorportaal voor het management.
Case 5
Garbage in is garbage out.
Bij de pakketkeuze wordt er vaak naar een sales pitch gekeken welke is gefocust op de beslissers, het management.Hierdoor kan er een situatie ontstaan waarbij de verwachtingen hoog gespannen zijn terwijl de werkvloer hier niet in gekend is en waardoor er ook geen draagvlak voor de keuze is. Dan ontstaat er de situatie „garbage in, garbage out”. Door in deze keuze kritisch mee te kijken naar wat er aangeboden wordt en wat er werkbaar is blijft het verwachtingspeil reëel en ontstaat er wel het nodige draagvlak op de werkvloer.
Voorbeeld: het management wil een betere rapportage op afdelingsniveau. Om die reden werd gekozen voor een dimensiestelsel boven op het grootboekschema waardoor het mogelijk zou worden om per afdeling een winst en verlies rapportage te maken. Dit betekende dat de crediteuren administratie bij het inboeken van een factuur ipv 1 regel nu 5 regels moest invoeren (verdeling over 5 afdelingen). In verband met tijdsdruk werd dit voor het gemak maar vergeten of er werd geboekt op de dimensie “overige”. Met als gevolg dat er geen rapportage op afdeling mogelijk bleek. Door het voor de crediteuren administratie makkelijker te maken om vooropgestelde verdelingen “op te halen’ waardoor de handeling werd terug gebracht naar 1 regel. Door aan de andere kant ook de dimensies verplicht te maken tijdens het boeken en de dimensie “overige” te verwijderen zorgden wij ervoor dat het management toch de benodigde cijfers kreeg terwijl het ook acceptabel was voor de crediteuren administratie.
De boekhouding heeft het altijd te druk om voor zichzelf naar verbetertrajecten te kijken. Of de BTW aangifte moet de deur uit, of de accountant komt langs voor de controle, of de salarissen moeten worden betaald etc. Het gevolg is vaak dat men niet toekomt om bepaalde werkwijzen onder de loep te nemen en te kijken of verbeteringen mogelijk zijn. Verbiest Consultancy weet als geen ander om daar mee om te gaan en laat zien dat het ook anders kan.